22 maj, 2018

Microbus GDPR policy

Microbus GDPR policy

Allmänt

Denna policy beskriver hur Microbus Electronic Service (org.nr 556235-7151) nedan benämnd Microbus, hanterar dina personuppgifter. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning så att du kan känna dig trygg när du lämnar dina företags och personuppgifter till oss.

 

Personuppgiftsansvarig

Microbus är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

 

Insamling av information

För att du ska kunna köpa våra varor eller tjänster eller kontakta oss för service, support eller information måste vi samla in och behandla vissa personuppgifter.
Vi samlar in information från dig när du beställer produkter eller tjänster via våra webbplatser, kontaktar oss via kontaktformulär eller när du anmäler dig till vårt nyhetsbrev. Den insamlade informationen vid beställning av produkter eller tjänster inkluderar ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, företagets organisationsnummer samt adressuppgifter till företaget. Vid anmälan till nyhetsbrev samt vid användande av kontaktformulär sparar vi din e-postadress samt namn om det är angivet.

 

Användning av information

Microbus behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen i syfte att,

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, som genomförande av köp, abonnemang, fakturering och tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor kring produkter och tjänster samt rätta felaktiga uppgifter.
• Lämna driftinformation samt information per post, e-post samt telefon avseende Microbus och utvalda samarbetspartners tjänster.
• Förbättra vårt kunderbjudande som till exempel utveckling av tjänster, produkter och funktioner.
• Förhindra bedrägerier och utföra riskhantering.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.
• Uppgifterna kan även utgöra underlag för marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar, statistik, affärsuppföljning samt affärs- och metodutveckling relaterat till köp av varor och tjänster.

 

Laglig grund för insamlande av data

Syfte 1: För att administrera, utveckla och leverera våra varor och tjänster samt tillhandahålla support

Rättslig grund:
Fullföljande av avtal om köp (försäljningsvillkor) och i förekommande fall fullföljande av avtal om abonnemang (abonnemangsvillkor)

Vilka personuppgifter lagras:
Namn på kontaktperson, företagsnamn, organisationsnummer samt adress, telefonnummer samt e-post.

Se även lagringstider i tabellen nedan.

Syfte 2: För att försäkra oss om att gällande svensk lagstiftning efterlevs, exempelvis bokföringslagen

Rättslig grund:
Förpliktelse enligt gällande lag

Vilka personuppgifter lagras för detta ändamål:
Namn på kontaktperson, företagsnamn, organisationsnummer samt adress, telefonnummer samt e-post.

Se även lagringstider i tabellen nedan.

Syfte 3: Driftinformation samt kommunikation kring Microbus och våra samarbetspartners eller koncernbolags tjänster genom post, e-post och telefon

Rättslig grund:
Intresseavvägning

Vilka personuppgifter lagras för detta ändamål:
Namn på kontaktperson, företagsnamn, organisationsnummer samt adress, telefonnummer samt e-post.

Se även lagringstider i tabellen nedan.

 

 

Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Microbus kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa svensk lagstiftning eller i förekommande fall för att bevaka rättsliga intressen
Se även tabellen med personuppgiftsbehandlingar längst ner på denna sida.

 

Utlämnande till tredje part

Vi säljer, handlar, eller på annat sätt överför, inte personligt identifierbar information till utomstående parter. Som utomstående part räknas inte betrodd tredjepart som hjälper oss att driva vår webbplats (hostingleverantör) eller vårt företag (revisor & bokföringsbyrå) samt officiella samarbetspartners som exempelvis betalningsleverantörer, TA system samt affärssystem när det så behövs för att fullgöra ett beställt åtagande.

Vi anser att det är nödvändigt att dela information i syfte att undersöka, förhindra eller vidta åtgärder mot illegala aktiviteter, misstänkt bedrägeri, situationer som medför en potentiell risk för en persons fysiska säkerhet, brott mot våra användarvillkor eller andra tillfällen då lagen kräver så.

 

Säkerhet & Informationsskydd

Vi vidtar en rad olika säkerhetsåtgärder för att skydda dina personliga uppgifter. Vi använder oss av krypteringsmetoder för att skydda känsliga uppgifter som överförs över internet. Endast medarbetare som ska uträtta ett specifikt jobb (t.ex. fakturering eller kundservice), får tillgång till personligt identifierbar information. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information finns i därför avsedd samt säker miljö i Sverige.

 

Använder vi oss av cookies?

Ja. Våra cookies förbättrar tillgången till vår webbplats och identifierar återkommande besökare. Dessutom förbättrar våra cookies användarupplevelsen genom att spåra och målanpassa användarens intressen. Vår användning av cookies kopplas över huvud taget inte till personligt identifierbar information på vår webbplats.

 

Dina rättigheter

Som registrerad hos Microbus AB har du följande rättigheter:

Du har rätt att få information om vilka personuppgiftsbehandlingar som görs hos oss. Vi har samlat dessa i tabellen Personuppgiftsbehandlingar. I tabellen syns bland annat ändamål, rättslig grund och lagringstid. Du har rätt att en gång per år begära ett registerutdrag med de personuppgiftsbehandlingar vi har om just dig. Du har rätt att begära rättning om vi har felaktigheter registrerade om dig.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under dessa förutsättningar:
– Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.
– Om uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.
– Om behandlingen grundar sig på intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
– Om personuppgifterna har behandlats olagligt.
– Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.
Rätten att få personuppgifter raderade gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.

Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal och det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit eller som genererats av dina handlingar/aktiviteter. Du har rätt att begära en begränsning i behandlingen, men inte få begäran uppfylld om det är ett krav att behandlingen sker för att varan/tjänsten ska fungera. Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling Microbus kommer då att utreda frågan. Du har rätt att framföra klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten över behandlingar som utförs av oss.

Om du vill åberopa någon av dina rättigheter så kontaktar du vår kundservice via telefon 040-53 96 80 eller via e-post info@MicrobusGroup.se.

 

Avsluta prenumeration

Vi använder den e-postadress du förser oss med för att skicka information och uppdateringar som angår din beställning, enstaka nyhetsbrev, relaterad produktinformation etc. Om du inte längre vill ta emot sådana meddelanden hittar du information om hur du avslutar prenumerationen i botten av varje nyhetsbrev.

 

Ändring av integritetspolicy

Microbus äger rätt att vid behov ändra och komplettera integritetspolicyn.

 

Personuppgiftsbehandlingar

Personuppgiftsbehandling Syftet med behandlingen Katgegorier av personuppgifter Kategorier av registrerade Rättslig grund Lagringstid
Köp av produkt eller tjänst via någon av våra kanaler/kundreskontra Leverera varan/tjänsten Kontakt, adress- och faktureringsuppgifter Kunder Avtal Avtalstiden + 5 år
Test av produkt/tjänst (demo) Uppföljning av test av produkt Kontaktuppgifter Potentiella kunder Intresseavvägning 5 år
Besök på hemsidan Analys och uppföljning Cookie, IP-adress Hemsidebesökare Intresseavvägning 5 år
Anmälan till gratistjänster såsom seminarier, webinarier Leverera varan/tjänsten Kontaktuppgifter Kunder, Potentiella kunder Avtal Avtalstiden + 5 år
Direkt marknadsföring Erbjuda varor/tjänster Kontaktuppgifter Kunder, Potentiella kunder Intresseavvägning 5 år efter avtalet upphört resp 5 år
Arbetssökande specifik tjänst Utvärdera och välja rätt person att rekrytera Generella-, arbetselaterade-, prestationsrelaterade, identitetsrelaterade Arbetssökande Intresseavvägning Under rekryteringsprocessen + ytterligare 3 år
Leverantörsreskontra

Köpa vara/tjänst Faktureringsuppgifter Leverantörer Avtal, Rättslig förpliktelse 10 år
Kundärenden/Support Loggning i ärendehanteringssystem Kund och kontaktuppgifter Kunder Avtal Avtalstiden + 5 år
Kontakt via telefon, chat Underlag samt fullgörande för återkontakt, avtal Kontaktuppgifter, ljudinspelningar Alla kategorier Intresseavvägning + Avtal 5 år
Kontakt via mail, sociala media Underlag samt fullgörande för återkontakt, avtal Kontaktuppgifter Alla kategorier Avtal + Intresseavvägning 5 år
Lagring av data i molnet För personuppgiftsavariges räkning lagra data Alla kategorier av personuppgifter Kunder Avtal Avtalstiden + 5 år
Backup av lagrad data i molnet/lokalt. Lagras krypterad med extremt begränsad access. Lagring av backup för att säkerställa tillgång till data i händelse av avsiktlig eller oavsiktlig förlust Alla kategorier av personuppgifter Kunder Intresseavvägning Upptill 25 mån efter uppgiften raderats i systemet.
Program- och frågeserviceforum Support och självhjälp Kontaktuppgifter Kunder, Potentiella kunder Avtal + intresseavvägning 5 år
Anmälan om allergier Säkerställa att man inte får i sig sådant man inte tål Hälsouppgifter Kunder Skydd för grundläggande intresse Avtalstiden + 30 dagar
Anmälan Microbus Konto Skapa ett Konto för att ge tillgång till tjänster som kräver konto e-postadress, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter Kunder Avtal Avtalstiden + 5 år
Adressuttag för direktreklam Marknadsföring Adressuppgifter Potentiella kunder Intresseavvägning 90 dagar
Anmälan till gratistjänst såsom Microbus Nyhetsbrev Leverera vara/tjänst e-postadress Kunder Avtal Avtalstid + 5 år
Överföring av kundfiler Support Uppgifter som ingår i programmen Kunder Avtal Under tid supportärendet är öppet + 12 mån
Fjärrstyrning av kunddator Support Uppgifter som ingår i programmen Kunder Avtal

1-30 dagar

Register över ingångna personuppgiftsbiträdesavtal Uppfylla bestämmelser i dataskyddsförordningen  Kunduppgifter Kunder Rättslig förpliktelse Under avtalstiden + 5 år
Register för utnyttjande av rättigheter enligt gdpr Säkerställa att tider hålls och att alla begäranden behandlas Namn och kundnummer Kunder Rättslig förpliktelse 10 år
 Potentiella kunder Spara kontaktuppgifter om intresserade av varor/tjänster, t ex program Kontaktuppgifter Potentiella kunder Intresseavvägning  5 år
 Personuppgiftsincidentshantering Lagring av personuppgifter för drabbade personer vid personuppgiftsincidenter Alla kategorier av personuppgifter Alla kategorier Rättslig förpliktelse 10 år
Foto, filmning, ljudupptagning av kunder Marknadsföring av produkter/tjänster Generella uppgifter, ytterligare personuppgifter Kunder Samtycke + intresseavvägning Under aktuell marknadsföring alternativt tills återkallat samtycke
Register för samtycke foto, filmning, ljudupptagning av kunder Säkerställa rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen Generella uppgifter Kunder Samtycke Under aktuell marknadsföring alternativt tills återkallat samtycke

 

 

 

Kontaktinformation

Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.

Vår kontaktinformation:
Microbus Electronic Service AB
Hantverkaregatan 8
23234 Arlöv
info@microbusgroup.se
tel. 040-539680